Werkstattauswertung des Kassenprotokolls

Einleitung

Mit der RADFAK Werkstattauswertung können Sie feststellen, wie hoch Ihr reiner Werkstattumsatz war. Zudem können Sie sehen, welcher Mitarbeiter in welcher Zeit wie viele Teile „verschraubt“ hat und wieviel Zeit er dafür benötigt hat.

RADFAK fertigt eine Werkstattauswertung an, indem es durch alle oder einen Teil der erledigten Aufträge geht. Erledigte Aufträge sind Aufträge, zu denen bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Im System befindliche Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind, werden nicht berücksichtigt. Dabei kann der Zeitraum festgelegt werden, in dem die Aufträge die ausgewertet werden erledigt wurden. Da es eventuell auch Aufträge gibt, die mit der normalen Werkstatt nichts zu tun haben, z.B. für den Fahrradverkauf, kann man darüber hinaus auch noch die Auswertung auf Aufträge beschränken, die einen bestimmten Artikel enthalten. Dieser Artikel ist der in der Terminverwaltung verwendete Artikel zur Beschreibung des Auftrags. Er wird in den Parametern zur Terminverwaltung festgelegt (siehe „Textvorlage Auftragsbeschreibung” auf Seite 857). Darüber hinaus versucht RADFAK die Zeit zu ermitteln, die für die Ausführung der Aufträge benötigt wurde. Dazu greift RADFAK auf die zu den Aufträgen gehörenden Termine zurück. Da nicht jeder Auftrag einen Termin haben muß, kann es passieren, dass die Zeit nicht bestimmt werden kann. In diesem Fall werden die Aufträge ohne Termin bei der Ermittlung der benötigten Zeit übergangen, d.h. die für sie benötigte Zeit wird mit 0:00 angenommen. Wenn das passiert ist, wird zudem noch gesondert darauf hingewiesen, dass die Auswertung erledigte Aufträge ohne Termin enthält

Oberfläche

Oberflächenelemente

Der Auswertungszeitraum

RADFAK kann die Werkstattauswertung auf Aufträge einschränken, die zu einem bestimmten Datum erledigt wurden. Dazu wird bei allen Kundenvorgängen ein spezielles Feld ([Erledigt_am]) mitgeführt, in dem der genaue Zeitpunkt zur Rechnungsstellung für den entsprechenden Auftrag mitgeführt wird

Alles

Wenn Sie Alles anwählen, beginnt eine Auswertung über alle im System gespeicherten erledigten Aufträge. Entsprechend der Größe Ihrer Datenbank kann diese Auswertung eine Weile dauern

Heute

Wenn die Werkstattauswertung neu gestartet wird, steht der Auswertungszeitraum auf „Heute“, das heißt, es werden nur heute erledigte Aufträge angezeigt. Der Auswertungszeitraum wird durch Anklicken von Heute auf heute umgestellt. Unter Am können Sie trotzdem erkennen, welche Aufträge von welchem Datum ausgewertet werden.

Am

Wenn Sie den Knopf neben Am anwählen, beginnt zunächst eine Auswertung für den heutigen Tag. Es erscheint aber ein Feld mit dem zunächst heutigen Datum. Rechts neben dem Feld erscheint ein zusätzlicher Knopf (<), mit Hilfe dessen Sie ein Formular zur Auswahl des Datums aufrufen können

Von...Bis

Wenn Sie den Knopf neben Von...Bis anwählen, beginnt zunächst eine Auswertung für den heutigen Tag. Es erscheinen aber zudem Felder mit dem zunächst heutigen Datum. Unter Von steht der Beginn Auswertungszeitraums. Unter Bis sein Ende. Rechts neben den Feldern sind Knöpfe (<), mit Hilfe derer Sie die bereits eben erwähnten Formulare zur Datumsauswahl starten können Jedes Mal, wenn Sie eine Datumsauswahl mit OK abgeschlossen haben, beginnt eine neue Auswertung.

Auswertung auf Aufträge mit Auftragsartikel einschränken

Für Läden, die nicht nur ihre ganz normalen Reparaturen über Aufträge verwalten, sondern auch den Verkauf von Fahrrädern über Aufträge laufen lassen, ist es vernünftig, Werkstattaufträge durch einen besonderen Artikel zu kennzeichnen. Natürlich bietet sich dafür der Artikel besonders an, der auch zur Auftragsbeschreibung innerhalb der Terminverwaltung benutzt wird, da er ja in jedem Werkstattauftrag enthalten sein wird. Der Auftragsartikel ist zunächst einmal ein ganz normaler Bemerkungsartikel. Zum Auftragsartikel machen Sie ihn, in dem Sie seine Nummer in den Parametern der Terminverwaltung eingeben (siehe „Textvorlage Auftragsbeschreibung” auf Seite 857). Wenn Sie einen solchen Artikel eingegeben haben, erscheint unterhalb der Eingabe des Auswertungszeitraum dieser Bereich: Wenn in diesem Feld ein Haken ist, beschränkt sich die Werkstattauswertung auf erledigte Aufträge, in denen der Auftragsartikel (in unserem Beispiel der Artikel Nummer 19) enthalten ist. Wenn Sie keinen Auftragsartikel festgelegt haben, sieht der Abschnitt des For�mulars übrigens so aus

Die Gesamtsummen

Anzahl der erledigten Aufträge

Hier steht wie viele erledigte Aufträge in die Auswertung insgesamt eingeflossen sind.

Gesamtsumme

Welcher Umsatz wurde mit diesen Aufträgen insgesamt erzielt.

Dafür notwendige Zeit

Wieviel Zeit war zum Ausführen dieser Aufträge notwendig. Das sind in unserem Beispiel 34 Stunden. Achtung: Wenn es für einen in die Auswertung eingeflossenen Auftrag keinen Termin gibt, so wird dieser nicht aus der Auswertung entfernt. Die für ihn benötigte Zeit wird statt dessen mit 0:00 angenommen. Wann immer dies passiert ist, steht aber unterhalb der Zeit „Aufträge ohne Termin !!!

Anteil des Teileumsatzes

Wie viel Umsatz wurde innerhalb der ausgewerteten Aufträge mit Teilen erzielt.

Anteil des Serviceumsatzes

Wie viel Umsatz wurde innerhalb der ausgewerteten Aufträge mit Servicearbeit (also durch geleistete Werkstattarbeit) erzielt.

Die Einzelauswertung für die Mitarbeiter

In diesem Bereich stehen die gleichen Werte wie im Bereich für die Gesamtsumme, nur dass die Werte hier für jeden Mitarbeiter einzeln aufgelistet sind. Die Spalten im Einzelnen

Mitarb

Hier steht der Name des Mitarbeiters, der die Aufträge angefertigt hat

Kenn

Hier steht die Kennung des Mitarbeiters

Anzahl

Wieviel Aufträge hat der Mitarbeiter im Auswertungszeitraum ausgeführt.

Umsatz

Wie viel Umsatz hat er damit erreicht

Teile

Wie hoch war dabei der Teileumsatz

Service

Wie hoch war der Umsatz mit Serviceartikeln, also mit Arbeit.

Zeit

Wieviel Zeit hat der Mitarbeiter für diese Aufträge benötigt.

Term

Hier steht ein *, wenn es für einen Teil der Aufträge des Mitarbeiters keinen Termin gibt.

Ausdrucken der Werkstattauswertung

Durch Klicken auf Druck können Sie den Ausdruck der angezeigten Werkstattauswertung starten. Dazu wird eine von Ihnen frei gestaltbare Vorlage benutzt. Welche Vorlage wie benutzt werden soll, können Sie bei den Parametern festlegen.