Vorgangsvarianten in der Kasse

Einleitung

Die Kasse verfügt über verschiedene Vorgangsbasistypen die das grundlegende Verhalten festlegen und von jedem der Basistypen kann eine mehr oder weniger beliebige Menge von Varianten erstellt werden. Hier werden die Basistypen behandelt.

Angebot

Ein Angebot ist eine Art Notizzettel, es kann beliebig viele davon an einem Kundendatensatz geben. Ein Angebot löst weder eine Bestandsänderung aus noch bucht es Geldmittel.

Besonderheiten beim Import

Beim Import eines Angebots in der Kasse wird standardmäßig ein Duplikat erstellt und das alte Angebot bleibt erhalten. Optional kann beim Import auch eingestellt werden das das originale Angebot importiert werden soll. Bei Import kann ebenfalls festgelegt werden ob die Preise der Artikel aus dem Artikelstamm neu ausgelesen werden sollen um sie zu aktualisieren, ansonsten werden die Preisangaben aus dem Angebot weiter verwendet unabhängig vom aktuellen Artikelstammpreis.

Löschbarkeit

Angebote können individuell oder als Massenlöschung im Kundeneditor gelöscht werden. Die Löschbarkeit im Kundeneditor muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen eines Angebots das abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Bestellung

Eine Bestellung löst bei Abschluss im Wareneingang für Stammartikel Bestellvorschläge in der Rubrik "Artikel in Kundenbestellungen" aus und trägt enthaltene Katalogartikel direkt in die Warenkörbe der zugehörigen Lieferanten ein. Auch werden sämtliche weitere Vorkommnisse der enthaltenen Artikel als "Liegt in Kundenbestellung vor" markiert.

Eine Bestellung löst keine Bestandsveränderungen aus und sie bucht keine Geldmittel. Bei Bestellung eines Custom Made Individualisierten Artikels wird ein Fahrzeugdatensatz angelegt.

Besonderheiten beim Import

Wird eine Bestellung in einen bestandsverändernden Vorgang importiert werden nur die Artikel importiert die genügend Bestand haben um den Posten auszuliefern. Ist nicht genug Warenbestand vorhanden für einen Posten so verbleibt dieser in der Bestellung. Verliert die Bestellung alle Artikel wird sie aus dem System entfernt.

Wird eine Bestellung in eine Bestellung importiert werden immer alle Artikel importiert, unabhängig vom Warenbestand. In den Parametern des Kassenservers kann eingestellt werden ob Posten teilweise ausgeliefert werden dürfen.

Besonderheiten im Wareneingang

Der Wareneingang kann Bestellungen direkt in Aufträge überführen ohne das die Kasse involviert werden muss. Hierbei wird die Vorgangsbezeichnung der Bestellung verwendet um einen neuen gleichlautenden Auftrag zu generierten der sofort bestandswirksam ist. Bei jedem Umwandlungsversuch wird ein neuer Auftrag generiert da Auftragsbezeichnungen nicht garantiert einzigartig sein müssen. Werden alle Artikel aus der Bestellung entfernt und in einen Auftrag überführt wird die Bestellung automatisch aus dem System entfernt.

Löschbarkeit

Eine Bestellung kann importiert und gelöscht werden, die generierten Bestellvorschläge bleiben jedoch im Wareneingang erhalten. Die Artikelmarkierungen für "Liegt in Kundenbestellung vor" werden für diese Bestellung entfernt sofern keine weitere Bestellung die Markierung aufrechterhält. Bestellungen können ebenfalls im Kundeneditor gelöscht werden. Die Löschbarkeit im Kundeneditor muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen einer Bestellung die abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Auftrag

Ein Auftrag kann eine Warenreservierung sein oder ein Montageauftrag für die Werkstatt. Die Differenzierung läuft über den Terminverbindungsartikel aus den Parametern des Kassenservers. Ein Auftrag kann an einen Termin im Terminplaner angehängt werden zur Echtzeiterfassung der Montagezeiten und Auswertung der Werkstatt.

Ein Auftrag verändert beim Abschließen Artikelbestände aber bucht keine Geldmittel.

Besonderheiten beim Import

Beim Import macht der Auftrag alle Bestandsänderungen rückgängig. Je nach neuer Vorgangsart werden diese bei Abschluss neu gebucht oder auch nicht. Beim Import in einen Lieferschein, eine Rechnung oder in einen Kollegenvorgang wird der Auftrag als Vorgangsart "Erledigter Auftrag" gespeichert.

Löschbarkeit

Aufträge können importiert und gelöscht werden, hierbei machen sie Ihre Bestandsänderungen auch rückgängig. Aufträge können ebenfalls über den Kundeneditor gelöscht werden, hier machen sie ihre Bestandsänderungen nicht rückgängig. Dies ist Absicht damit die Möglichkeit des Aufräumens von verwaisten Altvorgängen existiert ohne das danach die Warenbestände neu erfasst werden müssen. Die Löschbarkeit im Kundeneditor muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen eines Auftrags der abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Lieferschein

Ein Lieferschein kann eine Warenreservierung sein eine Warenauslieferung. Ein Lieferschein verändert beim Abschließen Artikelbestände aber bucht keine Geldmittel.

Besonderheiten beim Import

Beim Import macht der Lieferschein alle Bestandsänderungen rückgängig. Je nach neuer Vorgangsart werden diese bei Abschluss neu gebucht oder auch nicht.

Löschbarkeit

Lieferscheine können importiert und gelöscht werden, hierbei machen sie Ihre Bestandsänderungen auch rückgängig. Lieferscheine können ebenfalls über den Kundeneditor gelöscht werden, hier machen sie ihre Bestandsänderungen nicht rückgängig. Dies ist Absicht damit die Möglichkeit des Aufräumens von verwaisten Altvorgängen existiert ohne das danach die Warenbestände neu erfasst werden müssen. Die Löschbarkeit im Kundeneditor muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen eines Lieferscheins der abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Rechnung

Eine Rechnung ist ein Verkaufsvorgang der sowohl Bestandsänderungen als auch Geldmittelveränderungen auslöst. Ebenfalls werden bei der Rechnungsstellung Artikelstatistiken und Fahrzeugdaten aktualisiert. Eine abgeschlossene Rechnung ist final und kann nicht mehr modifiziert werden.

Besonderheiten beim Import

Eine Rechnung kann nicht direkt importiert werden. Alle Importoptionen in denen Rechnungen vorkommen importieren ein Duplikat (Gleiche Vorzeichen & gleiche Artikelnummern) der Rechnung aber die originale Rechnung bleibt unverändert im System. Das ist hilfreich wenn eine Rechnung storniert werden muss weil dann ein Doppel importiert werden kann und via Storno / Vorzeichenumkehrung in der Kasse direkt eine Gegenbuchung vorbereitet werden kann.

Eine Rechnung ohne Kundendatensatzbindung kann nicht importiert werden.

Löschbarkeit

Rechnungen können aus der Vorgangsliste eines Kundendatensatzes gelöscht werden aber nicht aus dem System entfernt werden, Alle Geldmittelveränderungen und Bestandsveränderungen sind endgültig. Die Löschbarkeit aus der Vorgangsliste des Kundendatensatzes muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen einer Rechnung die abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Kollege

Ein Kollegenvorgang ist ein Verkaufsvorgang der sowohl Bestandsänderungen als auch unter Umständen Geldmittelveränderungen auslöst. Ebenfalls werden bei der Rechnungsstellung Artikelstatistiken. Eine abgeschlossener Kollegenvorgang ist final und kann nicht mehr modifiziert werden.

Besonderheiten bei den Artikelpreisen

In einem Kollegenvorgang werden Artikel nicht nach Buttoverkaufspreis behandelt sondern nach Bruttoeinkaufspreis (EK + Steuer).

Besonderheiten beim Abschluss

Wird ein Kollegenvorgang Bar, per Scheck oder via Karte abgeschlossen werden keine Geldmittel gebucht da diese Variation dafür vorgesehen ist Waren unter Kollegen zu verrechnen oder mit einer Vorgangsvariante kleinteilige Inventurkorrekturen vorzunehmen.

Wird ein Kollegenvorgang Unbar oder per Leasing abgeschlossen werden Geldmittelbewegungen und Buchungen analog zur Rechnung ausgelöst.

Besonderheiten beim Import

Ein Kollegenvorgang kann nicht direkt importiert werden. Alle Importoptionen in denen Kollegenvorgänge vorkommen importieren ein Duplikat (Gleiche Vorzeichen & gleiche Artikelnummern) des Kollegenvorgangs aber der originale Kollegenvorgang bleibt unverändert im System. Das ist hilfreich wenn ein Kollegenvorgang storniert werden muss weil dann ein Doppel importiert werden kann und via Storno / Vorzeichenumkehrung in der Kasse direkt eine Gegenbuchung vorbereitet werden kann.

Ein Kollegenvorgang ohne Kundendatensatzbindung kann nicht importiert werden.

Löschbarkeit

Kollegenvorgänge können aus der Vorgangsliste eines Kundendatensatzes gelöscht werden aber nicht aus dem System entfernt werden, Alle Geldmittelveränderungen und Bestandsveränderungen sind endgültig. Die Löschbarkeit aus der Vorgangsliste des Kundendatensatzes muss von Administratoren platzspezifisch Freigegeben werden und ist in der Grundeinstellung deaktiviert.

Kassenprotokoll

Alle Iterationen eines Kollegenvorgangs der abgeschlossen wurde sind im Kassenprotokoll enthalten und nicht entfernbar

Weitere Vorgangsvarianten

Erledigter Auftrag

Ein Auftrag der in einen Lieferschein oder eine Rechnung importiert wurde wird zum erledigten Auftrag. Erledigte Aufträge markieren anhängende Termine im Terminplaner als "Berechnet". Erledigte Aufträge dienen ebenfalls als Grundlage der Werkstattauswertung wobei die letzte Mitarbeitendenkennung im Auftrag diejenige ist der der Auftrag zugeschrieben wird. Ein erledigter Auftrag ist in der Kasse nicht direkt bearbeitbar und nicht importierbar. Der Vorgang kann nicht mehr modifiziert werden.

Bestellung nicht Ausführbar

Eine Bestellung kann im Kundendatensatz in eine "Bestellung nicht ausführbar" umgewandelt werden um einen Papertrail über erfolglose Bestellungen am Kundendatensatz zu haben falls es Nachfragen gibt. Eine "Bestellung nicht ausführbar" ist in der Kasse direkt nicht bearbeitbar und nicht importierbar. Der Vorgang kann im Kundeneditor zurück in eine Bestellung umgewandelt werden.